Đối chiếu dữ liệu kế toán: kiểm tra cùng phạm vi trước khi so tổng

Hai tổng khác nhau chưa đủ để kết luận một nguồn sai. Trước tiên cần xác nhận kỳ dữ liệu, đối tượng và cách hiểu các giá trị đang được so sánh.

Ghi rõ phạm vi của từng nguồn

Với mỗi bảng, ghi khoảng ngày, trạng thái chứng từ và việc có bao gồm số đầu kỳ hay không. Cùng một tên báo cáo có thể được xuất với bộ lọc khác nhau. Giữ thông tin bộ lọc cùng tệp kết quả để phép đối chiếu có thể lặp lại. Đây là bước nhỏ nhưng giúp tránh nhiều sửa đổi không cần thiết chỉ vì so hai nguồn khác phạm vi.

Kiểm tra khóa nhận diện

Mã đối tượng, mã hàng hoặc số chứng từ cần được hiểu giống nhau giữa các nguồn. Tên gần giống không phải bằng chứng đủ để gộp dữ liệu. Hãy lập bảng liên hệ nếu có thay đổi mã và đánh dấu những dòng chưa xác định được. Không dùng phép tổng hợp để che phần thiếu mã vì việc đó có thể làm tổng khớp trong khi chi tiết vẫn chưa đúng.

Khoanh vùng thay vì sửa tổng

Chia chênh lệch theo kỳ, đối tượng hoặc nhóm nghiệp vụ rồi kiểm tra từ những dòng tạo ra khác biệt. Ghi nguồn, giá trị, điều đã kiểm tra và câu hỏi cần bổ sung. Chỉ điều chỉnh khi đã có căn cứ và đúng thẩm quyền. Giữ bản trước sửa để có thể giải thích tác động của từng thay đổi thay vì chỉ lưu một tệp cuối cùng không còn dấu vết.

Kiểm tra lại sau khi xử lý

Chạy lại phép so sánh với cùng bộ lọc và ghi kết quả. Khi tổng đã khớp, chọn thêm một số dòng để kiểm tra tính đầy đủ, dấu và đối tượng. Những điểm chưa giải quyết cần nằm trong danh sách ngoại lệ. Kết quả đối chiếu hữu ích bao gồm cả phạm vi đã kiểm tra và giới hạn còn lại, không chỉ một thông báo rằng số liệu bằng nhau.

Xem phạm vi dịch vụ liên quan hoặc trao đổi nhu cầu.