Dịch vụ kế toán trưởng: phạm vi công việc, điều kiện và cách thuê đúng

Dịch vụ kế toán trưởng là việc doanh nghiệp ký hợp đồng với một đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán để có người đủ tiêu chuẩn đảm nhận vai trò kế toán trưởng, thay vì tuyển một người làm toàn thời gian. Dịch Vụ Kế Toán Sao Việt tổng hợp dưới đây căn cứ pháp lý, phạm vi việc, cách chia trách nhiệm và những điều nên hỏi trước khi ký.

Dịch vụ kế toán trưởng là gì?

Đây là dịch vụ trong đó đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán cử người đủ tiêu chuẩn làm kế toán trưởng cho doanh nghiệp, theo hợp đồng bằng văn bản. Doanh nghiệp không tuyển thêm nhân sự mà vẫn có người đứng đầu chuyên môn cho bộ máy kế toán.

Chưa rõ doanh nghiệp mình có cần vai trò này không, bạn gọi hoặc nhắn Zalo số 0823 552 558 để trao đổi về hiện trạng sổ sách trước.

Luật Kế toán số 88/2015/QH13, khoản 13 Điều 3, liệt kê “làm kế toán trưởng” là một trong các loại dịch vụ kế toán. Nghĩa là thuê kế toán trưởng không phải cách lách luật, mà là một dịch vụ được luật gọi tên rõ ràng.

Điểm khác với dịch vụ kế toán thông thường nằm ở trọng tâm công việc. Dịch vụ ghi sổ, kê khai chủ yếu lo phần nhập chứng từ và lập tờ khai. Vai trò kế toán trưởng lo phần tổ chức bộ máy, kiểm soát số liệu, rà soát trước khóa sổ và ký trên báo cáo tài chính.

Hãy hình dung một ví dụ. Một công ty thương mại 6 nhân sự có 1 kế toán viên nội bộ lo nhập hóa đơn, chứng từ hằng ngày. Công ty chưa có ai đủ điều kiện làm kế toán trưởng, nên thuê dịch vụ để có người rà soát định kỳ và ký báo cáo năm. Kế toán viên vẫn làm việc hằng ngày, còn kế toán trưởng thuê ngoài lo phần kiểm và chịu trách nhiệm chuyên môn.

Doanh nghiệp có được thuê ngoài kế toán trưởng không?

Có. Điều 56 Luật Kế toán cho phép đơn vị kế toán ký hợp đồng thuê dịch vụ làm kế toán trưởng với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán. Hợp đồng phải được lập bằng văn bản.

Hai điểm chính ở khoản 1 và khoản 2 Điều 56:

• Bên cung cấp phải là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán.
• Việc thuê phải có hợp đồng bằng văn bản, không thỏa thuận miệng.

Ai quyết định việc thuê? Khoản 2 Điều 50 quy định người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định bố trí người làm kế toán trưởng hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng. Thường đây là giám đốc hoặc tổng giám đốc theo đăng ký doanh nghiệp.

Vì luật đã cho phép, câu hỏi thực tế không còn là “có được thuê không” mà là “thuê ai, phạm vi tới đâu, ghi gì vào hợp đồng”. Các mục tiếp theo đi lần lượt từng phần đó.

Trong thực tế, doanh nghiệp nhỏ thường chọn thuê ngoài vì khối lượng việc của kế toán trưởng chưa đủ cho một vị trí toàn thời gian, trong khi luật vẫn yêu cầu có người đứng đầu bộ máy kế toán đủ tiêu chuẩn.

Người được thuê làm kế toán trưởng phải đáp ứng điều kiện gì?

Người được thuê phải đủ tiêu chuẩn và điều kiện tại Điều 54 Luật Kế toán, theo khoản 4 Điều 56. Đơn vị dịch vụ không thể cử bất kỳ nhân viên nào; người được cử phải đáp ứng cùng mức tiêu chuẩn như kế toán trưởng làm trong biên chế.

Điều 54, khoản 1, nêu bốn nhóm điều kiện:

1. Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật, theo khoản 1 Điều 51.
2. Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên.
3. Đã qua bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định.
4. Có thời gian công tác thực tế về kế toán: ít nhất 2 năm với trình độ đại học trở lên, ít nhất 3 năm với trình độ trung cấp, cao đẳng.

Cách kiểm đơn giản nhất là xin hồ sơ của chính người được cử: bằng cấp chuyên môn, giấy tờ về bồi dưỡng kế toán trưởng và quá trình công tác. Sau đó ghi họ tên người này vào phụ lục hợp đồng, để không có chuyện lúc ký là một người, lúc làm việc là người khác.

Luật còn cấm, tại Điều 13 khoản 8, việc thuê người làm kế toán trưởng khi người đó không đủ tiêu chuẩn, điều kiện. Doanh nghiệp đi thuê cũng có phần trách nhiệm nếu không kiểm, nên bước xem hồ sơ không phải thủ tục hình thức.

Kế toán trưởng thuê ngoài làm những việc gì?

Theo Điều 55, kế toán trưởng có ba trách nhiệm: thực hiện quy định pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị; tổ chức điều hành bộ máy kế toán; lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán. Kế toán trưởng thuê ngoài cũng gánh đúng ba trách nhiệm này.

Diễn giải ra việc cụ thể hằng ngày:

• Duyệt quy trình luân chuyển chứng từ, quy định ai lập, ai ký, ai lưu.
• Phân công việc cho kế toán viên nội bộ hoặc nhân sự của bên dịch vụ.
• Rà soát sổ sách trước khi khóa sổ tháng, quý, năm.
• Lập hoặc kiểm tra báo cáo tài chính, ký với vai trò kế toán trưởng.

Khoản 2 Điều 55 trao cho kế toán trưởng quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Khi thuê ngoài, quyền này vẫn giữ nguyên: người được cử có quyền yêu cầu bổ sung chứng từ, từ chối ghi nhận nghiệp vụ không đủ căn cứ.

Về nhịp làm việc, đây là một lịch ví dụ cho doanh nghiệp nhỏ (con số chỉ để hình dung, mỗi hợp đồng thỏa thuận riêng): mỗi tháng một lần rà soát chứng từ và sổ, mỗi quý một lần đối chiếu số dư công nợ, ngân hàng, thuế, cuối năm một đợt rà soát trước khi lập báo cáo tài chính.

Giữa các buổi, kế toán viên nội bộ gửi chứng từ và câu hỏi qua kênh đã thống nhất. Nhịp này giúp lỗi được phát hiện theo tháng, thay vì dồn tới cuối năm mới thấy.

Kế toán trưởng khác kế toán viên và dịch vụ kế toán trọn gói thế nào?

Kế toán viên ghi chép theo phân công. Kế toán trưởng, theo khoản 1 Điều 53, là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức và chịu trách nhiệm chuyên môn. Còn dịch vụ kế toán trọn gói có thể có hoặc không gồm vai trò kế toán trưởng, tùy hợp đồng.

Nhiều doanh nghiệp nhầm rằng đã thuê trọn gói là đương nhiên có kế toán trưởng. Thực tế, gói dịch vụ chỉ gồm những gì hợp đồng ghi. Bảng dưới đây so sánh theo bốn câu hỏi thực tế.

Khi so sánh các gói, hãy hỏi thẳng: hợp đồng có ghi “làm kế toán trưởng” không, ghi tên ai? Nếu đang cân nhắc thuê cả phần ghi sổ lẫn kê khai, xem thêm về dịch vụ kế toán trọn gói để biết các phần việc thường có trong gói.

Cũng có doanh nghiệp kết hợp: giữ kế toán viên nội bộ cho việc hằng ngày, thuê riêng vai trò kế toán trưởng cho phần kiểm và ký. Cách này giữ được người hiểu hoạt động nội bộ, đồng thời có người đủ tiêu chuẩn đứng đầu bộ máy.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng dịch vụ kế toán trưởng?

Nên cân nhắc khi bộ máy kế toán nhỏ, chưa có ai đủ tiêu chuẩn kế toán trưởng, hoặc vừa mất kế toán trưởng và cần người tạm đảm nhận. Đây là bốn tình huống hay gặp nhất:

• Doanh nghiệp đã có kế toán viên nhưng chưa ai đủ điều kiện theo Điều 54.
• Kế toán trưởng nghỉ việc đột xuất, chưa tuyển được người thay.
• Sắp tới kỳ lập báo cáo năm, cần người rà soát toàn bộ số liệu.
• Chủ doanh nghiệp muốn tách bạch người ghi sổ và người kiểm.

Dĩ nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phải thuê. Khoản 4 Điều 53 cho phép một số đơn vị cử người phụ trách kế toán thay cho kế toán trưởng, nếu người đó đáp ứng tiêu chuẩn tương ứng. Doanh nghiệp của bạn có thuộc trường hợp này hay không cần được trao đổi với người làm chuyên môn, dựa trên loại hình và quy mô cụ thể.

Thử xét một ví dụ. Kế toán trưởng của một công ty nghỉ việc vào tháng 10. Công ty còn hai tháng trước khi kết thúc năm tài chính, chưa tuyển được người phù hợp. Công ty thuê dịch vụ kế toán trưởng để rà soát số liệu mười tháng đã ghi, nhận bàn giao từ người cũ và chuẩn bị cho kỳ báo cáo năm. Khi tuyển được người mới, việc bàn giao lại diễn ra có biên bản.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã có kế toán trưởng nội bộ ổn định, nhu cầu thường chỉ là thuê thêm phần ghi sổ hoặc rà soát định kỳ, không cần thuê vai trò kế toán trưởng.

Doanh nghiệp vẫn giữ trách nhiệm gì khi thuê kế toán trưởng?

Thuê ngoài không chuyển hết trách nhiệm đi. Khoản 3 Điều 56 yêu cầu doanh nghiệp cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực thông tin, tài liệu liên quan và thanh toán phí theo hợp đồng.

Trách nhiệm phía doanh nghiệp gồm:

• Người đại diện theo pháp luật vẫn tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán và chịu trách nhiệm theo khoản 3 Điều 50.
• Doanh nghiệp phải giao chứng từ đúng hạn, đúng thực tế phát sinh.
• Các quyết định kinh doanh, ký hợp đồng mua bán vẫn thuộc doanh nghiệp.

Phía bên dịch vụ và người được thuê, khoản 5 Điều 56 quy định họ chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chữ “theo thỏa thuận” rất quan trọng: phạm vi trách nhiệm rộng hay hẹp phụ thuộc phần lớn vào những gì hai bên ghi ra.

Ví dụ thường gặp: doanh nghiệp quên gửi một nhóm hóa đơn mua vào trong quý. Kế toán trưởng thuê ngoài không thể rà soát thứ mình không nhận được. Đây là lý do hợp đồng cần ghi rõ lịch và cách giao nhận tài liệu.

Trách nhiệm chung khi thuê ngoài kế toán được phân tích kỹ hơn ở bài trách nhiệm khi thuê dịch vụ kế toán. Mục này chỉ nhấn những điểm riêng của vai trò kế toán trưởng.

Hợp đồng dịch vụ kế toán trưởng cần ghi rõ những gì?

Hợp đồng nên ghi tên người được cử, phạm vi việc, lịch làm việc, cách giao nhận tài liệu, quyền ký và cách bàn giao khi kết thúc. Khoản 2 Điều 56 yêu cầu hợp đồng bằng văn bản; nội dung càng cụ thể, hai bên càng ít hiểu lầm.

Danh sách 8 mục nên có:

• Họ tên người được cử làm kế toán trưởng, kèm hồ sơ chứng minh đủ tiêu chuẩn.
• Phạm vi việc: rà soát, lập báo cáo, ký báo cáo, phụ trách phần nào.
• Lịch làm việc định kỳ theo tháng, quý, năm.
• Kênh giao nhận chứng từ và thời hạn gửi.
• Tài liệu nào doanh nghiệp giữ, tài liệu nào bên dịch vụ giữ.
• Quyền ký trên báo cáo tài chính và chứng từ.
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin.
• Cách bàn giao khi chấm dứt hợp đồng.

Câu chữ pháp lý của từng điều khoản nên được người làm pháp chế hoặc luật sư xem lại. Ở đây chỉ gợi ý những mục doanh nghiệp hay bỏ sót.

Một câu nên hỏi trước khi ký, ví dụ: “Nếu người được cử nghỉ, bên dịch vụ thay người trong bao lâu và thông báo bằng cách nào?” Câu trả lời cho bạn biết bên dịch vụ đã nghĩ tới tình huống này hay chưa.

Quy trình bắt đầu dùng dịch vụ kế toán trưởng gồm những bước nào?

Quy trình thường gồm năm bước: trao đổi nhu cầu, rà soát hiện trạng sổ sách, chốt phạm vi và hợp đồng, nhận bàn giao, rồi làm việc định kỳ. Mỗi bước nên có một đầu ra cụ thể để hai bên cùng kiểm.

1. Trao đổi nhu cầu: doanh nghiệp mô tả quy mô, loại hình, bộ máy kế toán hiện tại. Đầu ra là danh sách việc cần làm.
2. Rà soát hiện trạng: xem sổ sách, chứng từ, báo cáo đã nộp. Đầu ra là biên bản hiện trạng, ghi chỗ đủ và chỗ thiếu.
3. Chốt phạm vi và ký hợp đồng: đầu ra là hợp đồng kèm phụ lục phạm vi và tên người được cử.
4. Nhận bàn giao: từ kế toán cũ hoặc từ doanh nghiệp. Đầu ra là danh mục tài liệu bàn giao có chữ ký hai bên.
5. Làm việc định kỳ: theo lịch đã thống nhất, mỗi kỳ có ghi chú việc đã làm và việc chờ bổ sung.

Thời gian của từng bước không cố định, tùy hiện trạng hồ sơ. Sổ sách gọn thì bước 2 nhanh; nhiều năm chưa đối chiếu thì cần thêm thời gian.

Chi tiết cách trao đổi ban đầu được mô tả ở trang quy trình trao đổi và xác nhận công việc.

Muốn xác nhận phạm vi và lịch làm việc cho doanh nghiệp của mình, bạn gửi yêu cầu qua trang liên hệ, Dịch Vụ Kế Toán Sao Việt sẽ hẹn thời gian xem hồ sơ.

Bàn giao khi đổi kế toán trưởng cần chú ý gì?

Theo khoản 3 Điều 51, người làm kế toán khi thôi việc phải bàn giao công việc và tài liệu cho người mới, đồng thời chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình làm. Nguyên tắc này áp dụng khi đổi từ kế toán trưởng nội bộ sang thuê ngoài, hoặc ngược lại.

Danh mục bàn giao tối thiểu:

• Sổ kế toán các kỳ đã ghi.
• Chứng từ gốc, sắp theo kỳ.
• Báo cáo tài chính và tờ khai đã nộp.
• Tài khoản phần mềm kế toán và quyền truy cập liên quan.
• Danh sách việc còn dang dở.

Ví dụ một biên bản bàn giao: liệt kê 12 tháng sổ của năm trước, 4 tờ khai quý đã nộp, 1 thư mục chứng từ chưa ghi sổ của tháng gần nhất, cùng ghi chú về hai khoản công nợ chưa đối chiếu. Người mới ký nhận đúng những gì đã nhận, phần thiếu được ghi rõ.

Bàn giao không cần dài, nhưng phải đủ để ai nhận cũng biết mình đang tiếp quản tới đâu. Danh sách chi tiết hơn có ở bài bàn giao kế toán.

Chi phí dịch vụ kế toán trưởng được tính dựa trên gì?

Mức giá chung cho dịch vụ kế toán trưởng không có. Chi phí phụ thuộc phạm vi việc, khối lượng chứng từ, tình trạng sổ sách và tần suất làm việc, và chỉ được xác nhận sau khi bên dịch vụ xem hồ sơ.

Bốn yếu tố nên chuẩn bị thông tin trước khi hỏi giá:

• Phạm vi: chỉ rà soát và ký, hay gồm cả lập báo cáo, kèm cả ghi sổ.
• Khối lượng: số hóa đơn, chứng từ trung bình mỗi tháng.
• Hiện trạng: sổ sách đã đối chiếu tới kỳ nào, có kỳ nào bị bỏ trống.
• Tần suất: làm việc theo tháng, theo quý hay chỉ cuối năm.

Chuẩn bị sẵn thông tin này, báo giá sẽ sát với thực tế hơn và hai bên ít phải điều chỉnh về sau. Hãy so sánh các báo giá theo cùng một phạm vi, đừng chỉ nhìn con số cuối.

Cách báo giá theo phạm vi được giải thích ở trang báo giá dịch vụ kế toán theo phạm vi.

Cách đánh giá một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trưởng

Đánh giá qua giấy tờ pháp lý của đơn vị, hồ sơ người được cử và cách họ mô tả quy trình làm việc, không qua lời hứa kết quả.

Ba việc nên làm:

1. Hỏi giấy tờ thể hiện đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán theo Điều 59 và Điều 60 Luật Kế toán. Bạn tự kiểm tình trạng giấy tờ, không dựa vào lời giới thiệu.
2. Xin hồ sơ của chính người sẽ được cử, đối chiếu với điều kiện ở Điều 54.
3. Đề nghị bên dịch vụ mô tả một kỳ làm việc mẫu: nhận gì, rà soát gì, trả lại gì.

Cảnh giác với lời hứa kiểu “không bao giờ bị phạt” hay “quyết toán chắc chắn qua”. Không ai kiểm soát hết được kết quả kiểm tra của cơ quan nhà nước, nhất là khi chứng từ gốc do doanh nghiệp cung cấp.

Điều 13 khoản 9 Luật Kế toán cấm việc thuê, mượn văn bằng để hành nghề. Nếu người được cử không có mặt làm việc, chỉ “đứng tên”, đó là dấu hiệu cần dừng lại.

Một đơn vị làm việc nghiêm túc thường hỏi bạn nhiều hơn là hứa với bạn: hỏi về chứng từ, về hiện trạng sổ, về người phụ trách bên bạn.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán trưởng

Dưới đây là trả lời ngắn cho những câu hỏi hay gặp nhất.

Thuê kế toán trưởng bên ngoài có hợp pháp không?

Có. Luật Kế toán liệt kê “làm kế toán trưởng” là một loại dịch vụ kế toán, và Điều 56 cho phép đơn vị kế toán thuê qua doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán. Hợp đồng phải bằng văn bản, người được cử phải đủ tiêu chuẩn theo Điều 54.

Kế toán trưởng thuê ngoài có ký báo cáo tài chính không?

Ký được, nếu hợp đồng ghi rõ vai trò làm kế toán trưởng và quyền ký. Người được cử chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ, chuẩn mực theo Điều 55. Hãy ghi tên người ký vào phụ lục hợp đồng để tránh hiểu lầm.

Người được thuê cần đáp ứng tiêu chuẩn gì?

Người được thuê phải đáp ứng Điều 54: đạo đức nghề nghiệp, chuyên môn kế toán từ trung cấp trở lên, đã qua bồi dưỡng kế toán trưởng và đủ thời gian công tác thực tế, ít nhất 2 năm với đại học hoặc 3 năm với trung cấp, cao đẳng.

Có thể chỉ thuê kế toán trưởng mà vẫn giữ kế toán viên nội bộ không?

Được. Đây là cách phối hợp khá phổ biến: kế toán viên nội bộ ghi sổ hằng ngày, kế toán trưởng thuê ngoài rà soát định kỳ, phân công việc và ký báo cáo. Hợp đồng cần ghi rõ ai làm phần nào và cách hai bên trao đổi chứng từ.

Chi phí dịch vụ kế toán trưởng bao nhiêu?

Không có mức chung. Chi phí phụ thuộc phạm vi việc, khối lượng chứng từ, hiện trạng sổ sách và tần suất làm việc. Bạn chuẩn bị các thông tin này rồi xem trang báo giá để được báo theo đúng phạm vi.

Khi kết thúc hợp đồng cần bàn giao gì?

Cần bàn giao sổ kế toán, chứng từ, báo cáo và tờ khai đã nộp, quyền truy cập phần mềm và danh sách việc dang dở. Biên bản bàn giao có chữ ký hai bên, ghi rõ phần đã nhận và phần còn thiếu, theo tinh thần khoản 3 Điều 51.

Tóm lại: thuê kế toán trưởng sao cho đúng?

Như vậy, dịch vụ kế toán trưởng được Luật Kế toán cho phép, với điều kiện có hợp đồng bằng văn bản và người được cử đủ tiêu chuẩn. Doanh nghiệp vẫn giữ trách nhiệm cung cấp chứng từ trung thực, đúng hạn. Hợp đồng càng rõ về người được cử, phạm vi, lịch làm việc và bàn giao thì quan hệ hai bên càng suôn sẻ.

Muốn trao đổi về hiện trạng sổ sách của doanh nghiệp mình, bạn liên hệ Dịch Vụ Kế Toán Sao Việt qua số 0823 552 558, hoặc ghé Phòng TM-0.39, 510 Kinh Dương Vương, phường An Lạc, TP Hồ Chí Minh; nên gọi trước khi đến.